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Datenschutz

Datenschutzordnung TC Freinsheim

Zur Erfüllung der Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) gilt im TC Freinsheim die nachfolgende Datenschutzordnung. Sie soll über die Art, den Umfang und den Zweck der Erhebung personenbezogener Daten informieren.

 

Vorbemerkung

Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Vereins werden personenbezogene Daten unter anderem der Mitglieder, Mitarbeiter/Innen und Teilnehmer/Innen von Trainings- oder anderweitigen Sportangeboten überwiegend automatisiert in einem Mitgliederverwaltungsprogramm, aber auch in Listenform verarbeitet. Personenbezogene Daten werden auch an Dritte weitergeleitet (z.B. im Rahmen von Meldungen an den Tennisverband) und offengelegt oder im Internet (z.B. auf der Vereinshomepage) veröffentlicht. Die Vorgaben der DSGVO, das BDSG und diese Datenschutzordnung sind dabei durch alle Personen, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind, einzuhalten.

 

1.  Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein unterschiedliche Kategorien von personenbezogenen Daten auf, z.B. Adresse, Alter, Bankverbindung, Datum des Vereinsbeitritts, eMail-Adresse, etc. Diese Informationen werden in dem vereinseigenen EDV-System gespeichert. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein grundsätzlich intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind (z.B. Speicherung von Telefon- und Faxnummern) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten sind die jeweiligen Zwecke und Kategorien der personenbezogenen Verarbeitung einzeln hinterlegt.

Alle Personen im Verein, die involviert sind in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Mitglieder des Vorstands, TrainerInnen, ÜbungsleiterInnen), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.

Beim Austritt, Ausschluss oder Tod des Mitglieds werden die personenbezogenen Daten des Mitglieds archiviert. Bankdaten werden innerhalb eines Monats gelöscht. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.


2. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Als Mitglied des Tennisverbands Rheinland-Pfalz e.V. ist der Verein verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten seiner Mitglieder z.B. für eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb an den Verband zu melden. Übermittelt werden dabei Name, Geburtsdatum oder Alter, ggf. Mannschaftszugehörigkeit; bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z.B. Vorstandsmitglieder) Adresse und Kontaktdaten (Telefon, Fax, eMail) zusätzlich die Bezeichnung ihrer Funktion im Verein.

Der Verein hat Versicherungen abgeschlossen oder schließt solche ab, aus denen er und/oder seine Mitglieder Leistungen beziehen können. Soweit dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung dieser Verträge erforderlich ist, übermittelt der Verein personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Name, Anschrift, Geburtsdatum oder Alter, Funktion(en) im Verein, etc.) an das zuständige Versicherungsunternehmen. Der Verein stellt hierbei vertraglich sicher, dass der Empfänger die Daten ausschließlich dem Übermittlungszweck gemäß verwendet.

 

3. Öffentlichkeitsarbeit

Der Verein informiert ggf. über Vereinsaktivitäten, Wettkampfergebnisse, Ehrungen, besondere Ereignisse etc. die Tagespresse. Solche Informationen können überdies auch auf der Vereinshomepage veröffentlicht werden. Dabei handelt es sich insbesondere um Daten wie z.B. Teilnehmer, Mannschaftszugehörigkeit, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang). Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.

Auf der Vereinshomepage veröffentlicht der Verein die Namen und Telefonnummern der Vorstandsmitglieder, Trainer/Innen und Mannschaftsführer/Innen inkl. Foto.

 

4. Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder

Der Vorstand macht besondere Termine des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung von Wettkämpfen (z.B. Medenspiele, Clubmeisterschaften) sowie Feierlichkeiten am schwarzen Brett des Vereins bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung am schwarzen Brett.

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

 

5. Kommunikation per eMail

Die eMail-Adressen der Mitglieder sind ausschließlich im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen.

Werden eMails an eine Vielzahl von Personen versendet, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die eMail-Adressen als Blindkopie zu versenden.

 

6. Rechte

Nachfolgend sind die Rechte aufgeführt, die jedes Vereinsmitglied geltend machen kann, soweit die in den jeweiligen Vorschriften beschriebenen Voraussetzungen vorliegen.

- das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO,

- das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO,

- das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO,

- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO,

- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DS-GVO und

- das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO.


Diese Datenschutzordnung tritt ab sofort in Kraft.

 

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